Gabriel Jaime Salazar

Consultor, Docente y empresario.

La tecnología al servicio de la calidad de vida.

Nuestro mundo y entorno ha cambiado y la vida ocurre más allá de los espacios físicos que nos permitían las conversaciones para intercambiar conocimiento o información, de las negociaciones frente a una tasa de café y de compartir como trascurría la vida en cada interacción que teníamos con otros. Trasladar esos sistemas humanos y organizacionales a la virtualidad ha implicado contar con múltiples canales y ha llevado a las personas a tener múltiples ocupaciones bajo la ambición o el paradigma de la productividad. El deseo de que la vida laboral transcurra sin verse impactada por todos los cambios que estamos enfrentando nos lleva a desconocer en ocasiones la vida personal, familiar y comunitaria.

En ocasiones vivimos tan atareados que no tenemos tiempo para nosotros mismos o para dedicarnos a una actividad de ocio. Nos sentimos productivos en ocasiones al alcanzar una ubicuidad por estar en tres reuniones al mismo tiempo, sin cámara prendida, para hacer acto de presencia. Todo esto nos conlleva a cuestionar el decir que una persona puede hacer varias cosas al mismo tiempo, más conocido como multitareas o multitasking, esto no implica el poder estar a cargo de varias cosas en un período de tiempo determinado.

Para lograr la tan anhelada productividad se hace valioso contar con sistemas de información que contribuyan a mejorar la calidad de vida integrando los flujos de trabajo y permitiendo tener accesibilidad rápida a los datos y tomar decisiones agiles basadas en el conocimiento real y sostenible de las organizaciones y sus grupos de interés.

Analizando el tema de la calidad de vida, la cual podemos definir como una sana relación entre el trabajo y la vida personal y en familia, podemos hacer uso de lo visto desde las teorías de la administración. Ya no hablamos del ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) desarrollado por Eduard Deming en 1950 y  que tanto nos apoyó en el día a día de la planeación estratégica, para pasar a hablar en la actualidad del ciclo POLC (Planear-Organizar-Liderar-Controlar) y que exponen de una manera clara Robbins, Coulter y DeCenzo (2017, p. 31).  Desde Kepler Casa de Software desarrollamos soluciones donde el control no es de un único responsable y concebimos los sistemas como una herramienta que habilite la organización y a sus colaboradores empoderándolos de sus responsabilidades y resultados contando con el acompañamiento de sus lideres para lograr las metas estratégicas juntos.  Se cambia el supervisar entonces por una labor de acompañar al otro y a los colaboradores a la consecución de un máximo desempeño alcanzando una conexión entre el proyecto de vida y el propósito superior de la organización.

Una forma de contextualizar el ciclo propuesto por estos autores, y ajustado desde Kepler Casa de Software, es a través del entendimiento de las soluciones que han desarrollado diversas empresas, como lo son los ERP (Enterprise Resource Planning) para la gestión de las organizaciones.

¿Qué beneficios existen con la implementación de los ERP?

Desde una visión mecanicista y desde el mismo código, hablaríamos de una integración de los departamentos de la empresa y una consecuente mejora en la productividad organizacional y empresarial. Desde un punto de vista financiero, hablaríamos de una inversión inicial importante (algunos dirían costos hundidos) pero de un ahorro en costos importantes generando un valor presente neto positivo o una mejora en los flujos de caja.  Recordemos que, desde un punto de vista empresarial, importa más un flujo de caja positivo que una simple utilidad.

Pero, como estos temas han sido muy debatidos en el contexto empresarial, queremos mirar los beneficios desde el punto humanista de las organizaciones, por lo que nos implica volver al modelo POLC y el cual desde Kepler Casa de Software denominamos el modelo POLA (Planear-Organizar-Liderar-Acompañar). 

Es bien sabido que una organización que desee optimizar sus tiempos y el de sus colaboradores, debe contar con una buena planeación que parta desde la estrategia. Si se tiene un norte claro y la forma de llegar a éste, es mucho más fácil la comunicación dentro de la organización y si se cuenta con un sistema al cual las personas puedan acudir, se mejoran los indicadores de eficiencia al interior de la misma.  Dicho de otra forma, se desarrolla un plan o unos planes que permitan la coordinación de las diferentes actividades de la organización cuando se ha logrado avanzar en el componente de la Planeación, se busca entonces preparar la empresa para determinar aquello que se necesita hacer, como será realizado y quién lo ejecutará.  Esta es la etapa de la organización.  Entre más visual sea la información que provea el ERP o sistema de información, mucho más fácil será entenderlo para las personas del área o de la empresa.

De estas dos etapas, se desprende, quizás, una de las labores mas complejas y es el liderazgo.  Solo en años recientes, se incluye el desarrollo de líderes desde la academia.  No solo se trata de dirigir y coordinar las actividades que se desarrollan al interior de una organización, sino que implica desarrollar la habilidad (mal llamada blanda) de entender la complejidad del ser humano para buscar desarrollar equipos de alto rendimiento. El ERP permite al líder hacer un mapeo entre lo planeado, la forma como la organización está dispuesta y las personas que integran la organización, para conectar los objetivos corporativos con los sueños de las personas.

Finalmente está la etapa del acompañamiento. Las organizaciones humanas no esconden los errores, pero si los gestionan.  Buscan convertirse en organizaciones que aprenden.  Trabajan la cultura desde todos sus componentes y no solo se alimentan de la visión de la alta dirección. En la etapa del acompañamiento, un buen ERP permite gestionar las diversas actividades desde su planeación hasta su ejecución, analizando las posibles desviaciones del resultado frente a la meta y realizando el respectivo acompañamiento para levantar planes de acción que nos permitan evitar en un futuro dichas desviaciones.

¿Se puede pensar en la personalización de un ERP?

Este es quizás uno de los puntos más álgidos del desarrollo de software y es la personalización. La personalización de un ERP implica un desarrollo específico y unos costos adicionales. De igual forma, los ERP recogen las mejores prácticas empresariales y permiten a las organizaciones beneficiarse de los aprendizajes de otros. 

La personalización del software se sugiere para actividades secundarias y más detalladas que permitan automatizar ciertas labores como la solicitud de turnos en una empresa de atención al cliente.  Es importante evitar caer en el error, de contar con muchos pequeños sistemas y en la medida que se desarrollen los sistemas, se busca una integración con el ERP.

¿Solo las grandes empresas pueden aspirar a tener un ERP?

Existen muchas empresas que desarrollan software para empresas pequeñas y medianas. Ya no es algo exclusivo de la gran empresa.  Sin embargo, una forma de ir adquiriendo un ERP puede ser a través de sus partes modulares e independientes que dan respuesta eficaz a las necesidades de cada proceso de trabajo.

Un software como el Kepler ERP, atiende las necesidades de pequeña, mediana y gran empresa y ha sido probado por diversas organizaciones en sectores como la Construcción, los licores, la papelería, empresas de servicio y peleterías, entre otros.

Los ERP entonces se constituyen en un elemento de automatización de diversas labores dentro de la organización, de coordinación de acciones entre los colaboradores y de una mejora en la calidad de vida de todos, permitiendo que todos se enfoquen en las labores que apoyan las labores que agregan valor a la organización y que hacen parte de su componente estratégico de la misma.

En Kepler trabajamos y soñamos cada día nuestras soluciones siendo fiel a nuestro propósito e inspiración que es: “Información para una vida más simple” y este enmarca lo que nosotros deseamos aportar como organización a la sociedad.

¿Qué módulos incluye un ERP?

Un ERP es un sistema robusto, y sus precios dependen mucho del tamaño de la organización.  Considerando los componentes del modelo POLA y las necesidades de una organización, algunos de los módulos que se incluyen son:

  • Mercadeo (crm)
  • Ventas
  • Facturación
  • Tesorería y cartera
  • Comisiones
  • Inventarios
  • Comunicaciones (Mailing)
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